Seminari su posebna vrsta dešavanja koja okuplja stručnjake iz različitih oblasti radi održavanja predavanja publici i diskusija na određene teme. Uglavnom se organizuju radi jačanja brenda i promocije različitih tema koje su kompanijama važne, a najčešće ih organizuju velike i poznate kompanije.

Kako je organizacija seminara mnogo više od organizacije običnog događaja, da bi bila uspešna potrebno je izdvojiti vreme i novac. Upravo iz ovih razloga ali i želje da seminar ostane upamćen kao poseban, mnogi se odlučuju za angažovanje specijalizovanih agencija koje pružaju pomoć u svim segmentima organizacije seminara.

Ukoliko vas interesuje šta je sve potrebno preduzeti kako bi se uspešno organizovao seminar, nastavite sa čitanjem ovog teksta.

#1 Pronađite lokaciju koja je pogodna vrsti seminara koji organizujete

Prva stvar koju je potrebno da učinite ukoliko planirate da organizujete seminar je da pronađete lokaciju koja je u potpunosti prilagođena vrsti vašeg seminara. Upravo zbog važnosti lokacije, na ovu odluku verovatno ćete potrošiti najviše vremena.

Postavite sebi pitanje:

Koja je idealna lokacija za seminar – da li je to grad ili je pak bolja opcija organizovati seminar na planini ili nekom drugom mestu van grada?

Sada kada ste se odlučili za mesto u kome želite da se seminar održava sledeće je pronalazak tačne lokacije.

Da li želite da to bude hotel sa opremljenom konferencijskom salom ili želite da budete drugačiji i organizujete seminar na nekom neuobičajenom mestu? Prostor treba da bude uređen tako da privuće pažnju posetilaca, ali i da bude dovoljno veliki da svaki gost ima svoje mesto za sedenje i da bude adekvatno opremljen za planirana predavanja i radionice. Takođe, važno je da postoji i

odvojen deo za posluženje hrane i pića o kojima ćemo detaljnije pričati malo kasnije.

#2 Odredite datum održavanja konferencije

Sada kada ste našli idealnu lokaciju, proverite koji datumi su slobodni za zakup i izaberite neki od ponuđenih. Pri odabiru datuma izbegavajte praznike, sportske događaje, festivale, ali i periode u kojima ljudi najčešće idu na odmor.

Kako bi svi pozvani mogli da se organizuju potrebno je da datum kao i podatak koliko tačno dana traje konferencija budu poznati nekoliko meseci pre samog održavanja. Kako većina ljudi svoje učešće na konferenciji smatra delom posla, poželjno bi bilo da konferenciju organizujete tokom radne nedelje a ne tokom vikenda.

#3 Osmislite jelovnik i kartu pića – za potpuno uživanje gostiju na seminaru

Kako seminari traju duži vremenski period, potrebno je organizovati veći broj pauza u toku dana, tokom kojih će biti potrebno posluženje kako bi se učesnici odmorili i okrepili za sledeće predavanje.

Kada je izbor hrane u pitanju, nepogrešiv izbor za organizovanje seminara je ketering u vidu švedskog stola. Pri odabiru hrane koja će se na švedskom stolu naći, vodite računa da hrana bude što raznovrsnija kako bi svako od učesnika mogao da odabere posluženje po svom ukusu. Obezbedite podjednaku količinu hrane od mesnih prerađevina i one namenjene vegeterijancima i veganima.

Kada je u pitanju piće, na konferencijama se najviše piju voda i različite vrste kafe, tako da bi to svakako trebao da bude prvi na listi potrebnog pića. Takođe, potrebni su vam sokovi, čajevi, energetska pića, dok se alkohol ostavlja za sam kraj seminara kako bi se učesnici opustili i zabavili.

#4 Pripremite sadržaj seminara i podelite agendu

Iako je sam prostor i organizacija hrane i piće važna, ipak je sam sadržaj seminara ono po čemu će se on pamtiti. Upravo on je ono zbog čega su učesnici došli na seminar, pa se potrudite da im opravdate očekivanja.

Najvažnije za kvalitetan seminar je da odaberete kvalitetne govornike koji će držati pažnju publike i preneti im svoje znanje. Kako bi u seminar uključili i publiku možete organizovati određene interaktivne radionice koje će podstaći komunikaciju između publike i govornika.

Ono što većina učesnika voli je da unapred bude informisana o redosledu aktivnosti tokom dana. Napravite gostima jasan i detaljan raspored sa nazivom edukacije, govornika koji je drži, vremenom trajanja, kao i rasporedom pauza.

#5 Organizujte zabavan sadržaj na kraju seminara

Ukoliko seminar traje samo jedan dan, na kraju tog dana možete organizovati koktel veče, a ukoliko je u pitanju seminar koji traje više dana onda neka ova zabava bude na kraju poslednjeg dana, kako bi ce ceo seminar zaokružio i kako bi zahvalili svim koji su u njemu učestvovali.

Možete organizovati profesionalno fotografisanje, muziku i ostale zabavne aktivnosti i na taj način pružiti što veći ugođaj svim prisutim. Ukoliko seminar ostane u dobrom sećanju, nema sumnje da će i prilikom organizovanja sledećeg svi gosti hteti opet da prisustvuju.

Nadamo se da vam je ovaj tekst bio koristan i da će vam pomoći u svim segmentima organizacije seminara koji će se pamtiti.

Piše: Srbijanka Stanković